Référentiel GA

Pôle 1 Gestion administrative des relations externes

                 Le gestionnaire administratif facilite les relations externes de l’organisation. Il assure de manière fiable la gestion administrative des relations avec les fournisseurs (prestataires compris) et les sous-traitants dans le cadre du processus achats.

                Il veille au bon déroulement des relations administratives avec les prospects, les clients, les donneurs d’ordre dans le cadre des processus de vente de biens et de services marchands, mais aussi de mise à disposition de biens et de services non marchands.

                 Par la prise en charge des activités de gestion administrative, il participe à la consolidation des relations avec les banques, les administrations et les partenaires-métiers.

  • 1.1.1   Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants
  • 1.1.2   Traitement des ordres d’achat, des commandes
  • 1.1.3   Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies
  • 1.1.4   Évaluation et suivi des stocks
  • 1.1.5   Gestion des règlements et traitement des litiges
  • 1.2.1   Participation à la gestion administrative de la prospection
  • 1.2.2   Tenue des dossiers clients, donneurs d’ordre et usagers
  • 1.2.3   Traitement des devis, des commandes
  • 1.2.4   Traitement des livraisons et de la facturation
  • 1.2.5   Traitement des règlements et suivi des litiges
  • 1.3.1   Suivi de la trésorerie et des relations avec les banques
  • 1.3.2   Préparation des déclarations fiscales
  • 1.3.3   Traitement des formalités administratives
  • 1.3.4   Suivi des relations avec les partenaires-métiers

Pôle 2 Gestion administrative des relations avec le personnel

                    Le gestionnaire administratif assure, dans le respect des délais et des consignes, les activités nécessaires au bon déroulement de la gestion administrative des relations avec les salariés : opérations courantes de gestion du personnel pour tout type de contrat, de gestion des opérations ponctuelles relatives aux mouvements de personnel, à leur carrière et à leur formation, de suivi administratif financier (préparation de la paie, budgets, indicateurs) et de gestion administrative des relations sociales internes et externes.

                      À travers ces activités, le gestionnaire administratif participe activement au maintien de bonnes relations avec le personnel en respectant les règles essentielles de confidentialité et de préservation des informations personnelles.

  • 2.1.1   Tenue et suivi des dossiers des salarié
  • 2.1.2   Gestion administrative des temps de travail
  • 2.1.3   Préparation et suivi des déplacements du personnel
  • 2.1.4   Transmission d’informations à destination du personnel
  • 2.2.1   Participation au recrutement du personnel
  • 2.2.2   Participation à la mise en œuvre d’un programme d’accueil
  • 2.2.3   Suivi administratif des carrières
  • 2.2.4   Préparation et suivi de la formation du personnel
  • 2.3.1   Préparation des bulletins de salaire
  • 2.3.2   Préparation des déclarations sociales
  • 2.3.3   Participation à la préparation et au suivi budgétaire
  • 2.4.1   Suivi administratif des obligations liées aux instances représentatives du personnel
  • 2.4.2   Préparation des tableaux de bord, des indicateurs sociaux
  • 2.4.3   Participation à la mise en œuvre de procédures relevant de la santé et la sécurité
  • 2.4.4   Participation à la mise en place d’activités sociales et culturelles

Pôle 3 Gestion administrative interne

               Le gestionnaire administratif est en mesure de produire et traiter les informations qualitatives et quantitatives en vue de les diffuser tant à l’interne qu’à l’externe et en s’adaptant aux divers modes de travail mis en place. De même, veille-t-il à l’organisation du partage des informations. Le rôle d’interface du gestionnaire administratif consiste ici à gérer les espaces de travail et les ressources collectives pour en permettre l’utilisation effective par chacun.

                 Le gestionnaire administratif suit le rythme des activités internes de l’entité à travers la tenue et la synchronisation des agendas, la planification et le suivi des tâches. Il joue donc un rôle essentiel dans la dynamique interne de l’organisation.

  • 3.1.1   Collecte et recherche d’informations
  • 3.1.2   Production d’informations structurées
  • 3.1.3   Organisation et mise à disposition des informations
  • 3.2.1   Organisation et suivi de réunions
  • 3.2.2   Gestion des flux de courrier
  • 3.2.3   Gestion des flux d’appels téléphoniques
  • 3.2.4   Gestion des espaces collaboratifs
  • 3.3.1   Accueil, orientation et information des visiteurs des espaces de travail
  • 3.3.2   Maintien opérationnel des postes de travail et aménagements des espaces
  • 3.3.3   Gestion des contrats de maintenance, abonnements, licences informatiques
  • 3.3.4   Participation au suivi du budget de fonctionnement du service
  • 3.3.5   Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau
  • 3.4.1   Gestion des agendas
  • 3.4.2   Planification et suivi des activités

Pôle 4 Gestion administrative des projets

                   Les projets se démarquent des opérations courantes de l’organisation, car ils sont par essence limités dans le temps et soumis à des contraintes particulières de coût, de temps et de qualité. Les acteurs d’un projet, souvent de cultures métiers différentes, sont amenés à travailler en équipe de manière transversale dans des environnements de travail, locaux et distants, permettant la mobilisation de compétences complémentaires.

                Le gestionnaire administratif, supervisé par son responsable, est appelé à intervenir dans la gestion administrative de ces projets. Il accompagne les projets, il assure l’interface administrative entre les acteurs du projet et il participe aux réunions. Il est partie prenante du descriptif du projet, du suivi du planning et il organise la mise à jour et la transmission des informations.

                      Enfin, en tant qu’assistant administratif du projet, il participe au suivi et au contrôle opérationnel des flux dans le respect d’un budget, d’un échéancier et d’un niveau d’exigence attendu. Il est en mesure de renseigner les indicateurs de gestion et produit les documents relatifs à l’évaluation.

  • 4.1.1   Mise en forme et diffusion du descriptif du projet
  • 4.1.2   Organisation de la base documentaire
  • 4.1.3   Production d’états budgétaires liés au projet
  • 4.1.4   Traitement des formalités et des autorisations
  • 4.1.5   Suivi du planning de réalisation du projet
  • 4.1.6   Mise en relation des acteurs du projet
  • 4.1.7   Suivi des réunions liées au projet
  • 4.1.8   Suivi logistique du projet
  • 4.1.9   Signalement et suivi des dysfonctionnements liés au projet
  • 4.2.1   Participation à l’élaboration des documents de synthèse
  • 4.2.2   Participation au rapport d’évaluation
  • 4.2.3   Clôture administrative du projet
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